Juridisch en privacy

Privacybeleid

I. WAT

P-assist BV (Hierna: "P-assist") verzamelt, verwerkt en bewaart in de uitvoering van onze kernactiviteit, zijnde het uitvoeren van loonadministratie als sociale dienstverlener, persoonsgegevens. Dit privacy-beleid beschrijft de maatregelen die P-assist neemt om de bescherming van deze persoonlijke gegevens te waarborgen zoals voorgeschreven in de Europese verordening  2016/689 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

 

II. UW HOEDANIGHEID

Wanneer u als onderneming bent aangesloten bij P-assist voor de verwerking van uw loonadministratie, treedt P-assist op als verwerker/”data-processor” van persoonsgegevens van uw werknemers waarvan u de verwerkingsverantwoordelijke bent. 

Bent u daarentegen medewerker van een bedrijf dat beroep doet op P-assist voor haar loonadministratie, zullen uw persoonsgegevens worden verwerkt door P-assist (verwerker) in opdracht van uw werkgever (verwerkingsverantwoordelijke).

 

III. WETTELIJKE GRONDSLAG

De hierna opgesomde persoonsgegevens worden louter met het oog op het uitvoeren van loonadministratie en daaraan verbonden wettelijke of contractuele verplichtingen gebruikt door P-assist. De verzameling van persoonlijke gegevens wordt tot een minimum hoeveelheid beperkt dewelke nodig is voor onze bedrijfsvoering.

 

IV. SOORT GEGEVENS

P-assist verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Naam, geslacht, geboortedatum

  • Volledig adres

  • Fiscale gezinstoestand

  • Rijksregisternummer

  • Bankrekening

Hieraan worden diverse gegevens gekoppeld die noodzakelijk zijn om een loonadministratie te voeren, zoals loon- en prestatiegegevens, contractuele voorwaarden, statuut e.d..

 

V. DOEL VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de loonadministratie met alle wettelijke verplichtingen die daaraan gekoppeld zijn. De gegevens worden niet verwerkt met het oog op profilering.

 

Om gevolg te geven aan geldende wettelijke verplichtingen worden op regelmatige wijze ook gegevens aan derden overgemaakt :

  • diverse aangiftecircuits in de sociale zekerheid (DIMONA, DMFA, ASR e.d.) gericht aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en aanverwante diensten zoals sociale fondsen;

  • diverse aangiftecircuits in de fiscaliteit gericht aan de FOD Financiën;

  • bankinstellingen met oog op betaling van loon;

  • leveranciers van maaltijdcheques, ecocheques;

Daarnaast worden de persoonsgegevens eveneens aan derden verstrekt in geval van een fusie, verkoop, overdracht of andere vervreemding van de onderneming, onze activa of aandelen, of een deel daarvan (ook in verband met een faillissement of vergelijkbare procedure), indien gerechtvaardigd op basis van het legitiem belang van de betrokken ondernemingen.

VI. WIJZE VAN VERZAMELEN

Verschillende persoonsgegevens zullen op rechtstreekse wijze worden verzameld. Daarbij gaat het onder meer om standaardidentificatiegegevens zoals hierboven gemeld. Deze gegevens worden rechtstreeks verkregen door het invullen van documenten, het elektronisch of telefonisch meedelen of via koppeling met databanken van de overheid.

 

Daarnaast worden diverse persoonsgegevens eveneens onrechtstreeks verzameld. Daarbij kan het gaan om publieke gegevens die onderworpen zijn aan publicatieplicht of gegevens die door de betrokkene zelf publiekelijk zijn gemaakt.

 

VII. OMGANG MET GEGEVENS DOOR P-ASSIST-MEDEWERKERS

Binnen P-assist zijn vermelde persoonsgegevens enkel toegankelijk voor personen die daar binnen hun specifiek takenpakket de verantwoordelijkheid toe hebben en waarvan de toegang uitdrukkelijk vereist is tot uitvoering van het desbetreffende takenpakket.

 

VIII. OPSLAG VAN GEGEVENS

De vermelde persoonsgegevens worden fysiek opgeslagen op eigen infrastructuur van P-assist op Belgisch grondgebied. In grote mate is deze opslag digitaal, in mindere mate zijn er ook fysieke data (o.a. klasseermappen e.d.). P-assist doet geen beroep op sub-verwerkers voor de opslag van data.

 

Er worden back-ups gemaakt van de gegevens waarover P-assist beschikt, waartoe ook Salar VZW (wettig erkend sociaal secretariaat nr. 950 gevestigd te Turnhoutsebaan 190, 2460 Kasterlee) toegang heeft. Het gebruik van deze persoonsgegevens door Salar VZW wordt beperkt tot hetgeen uitdrukkelijk vereist is tot uitvoering van de opdracht die P-assist aan Salar VZW geeft in het kader van de uitoefening van de overeenkomst die P-assist heeft met de klant.

 

De persoonsgegevens zullen voor een periode van 7 jaar worden bijgehouden in de database, daar dit wettelijk vereist is.

 

IX. BEVEILIGING KANTOOR: CAMERA, INBRAAKPREVENTIE EN TOEGANGSCONTROLE

Voor de beveiliging van onze infrastructuur en met oog op registratie van eventuele fysieke incidenten, is onze kantooromgeving beveiligd met camerabewaking die de registratie van individuen mogelijk maakt.

 

De cameraregistratie wordt automatisch gewist na afloop van de termijn die we nuttig achten voor deze beveiliging.

 

X. RECHT VAN INZAGE EN OP CORRECTIE 

U hebt het recht om inzage te verkrijgen over welke gegevens wij van u verwerken. U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens te wijzigen of te verbeteren. Er is geen recht om wettelijk verwerkte gegevens te wijzigen, zoals loon- en prestatiegegevens. Het recht om gegevens te laten wissen, over te dragen of de verwerking ervan te beperken kan slechts in zeer beperkte mate uitgeoefend worden, daar de gegevens die P-assist van u bezit, verwerkt worden in het kader van een wettelijke verplichting en P-assist in beperkte mate de bevoegdheid heeft deze gegevens te wissen, over te dragen of de verwerking ervan te beperken.

 

XI.KLACHTENBEHANDELING

Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door P-assist, neemt u contact op met Pascale Hendrickx via pascale@p-assist.be of schriftelijk naar Gust Hensstraat 9 te 2300 Turnhout. Uw klacht zal worden behandeld en er zal  in onderling overleg een oplossing worden gezocht.

 

Indien u daarna nog steeds van oordeel bent dat uw persoonsgegevens niet correct zijn behandeld conform de wettelijke verplichtingen, neemt u contact op met de Gegevensbeschermingsautoriteit – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T: 0032 (0)2 274 48 00 of contact@apd-gba.be en heeft u de mogelijkheid daar een klacht in te dienen.