Mag een werknemer bij vertrek zijn laptop of leasefiets zomaar houden?

Je werknemer verlaat het bedrijf… maar blijft rondrijden met de leasefiets of neemt de laptop en smartphone mee. Gunstig bedoeld, maar ben je je bewust van de mogelijke fiscale en sociale gevolgen?

🎁 Een cadeau of… loon in natura?

Als werkgever mag je overeenkomen dat je werknemer bepaalde voordelen behoudt bij het einde van de samenwerking. Denk aan een:

• Laptop

• Smartphone

• (Lease)fiets

Maar let op: de RSZ en fiscus zien dat niet zomaar als een “cadeautje”. Als je geen correcte restwaarde aanrekent of dit voordeel niet als loon verwerkt, beschouwen ze dit als loon in natura. Dat betekent:

• Je moet er socialezekerheidsbijdragen op betalen

• Er is ook bedrijfsvoorheffing verschuldigd

• Het moet correct vermeld worden op de fiscale fiche

🧮 Hoe pak je het correct aan?

Je hebt twee mogelijkheden:

1. Laat de werknemer de reële restwaarde betalen➤ Zoek op wat het toestel of de fiets nog waard is op de tweedehandsmarkt➤ Voor leasefietsen: raadpleeg de restwaardetabel van je leasingpartner

2. Reken het voordeel aan als loon➤ Je telt de waarde bij het loon en past de juiste bijdragen toe

📌 Let op: de boekhoudkundige waarde telt niet — ook een volledig afgeschreven laptop kan nog een restwaarde hebben voor de RSZ of fiscus!

📑 RSZ kijkt mee

Sinds kort staat deze regeling ook zwart op wit in de administratieve instructies van de RSZ. Dat betekent dat inspecties hier actiever op zullen controleren. Ook de fiscus volgt hetzelfde principe.

❗Niet enkel bij uitdiensttreding

Deze regel geldt niet alleen bij ontslag of vertrek. Ook als een werknemer tijdens de tewerkstelling een toestel mag overnemen voor een symbolisch bedrag, moet je nagaan of dit lager ligt dan de marktwaarde.

✅ Ons advies?

Denk altijd twee keer na voor je toestellen laat meenemen bij vertrek. Een klein gebaar kan je achteraf duur komen te staan.

💬 Heb je hierover vragen? We bekijken het graag samen.

📧 Contacteer ons voor advies op maat of een check van je loonpakket.